Prüfung von OTid-Nachweisen

Kurzantwort: Ein Prüfer fordert vom Arbeitgeber die Arbeitszeiten je Monat an. Der Admin erzeugt sie in OTid unter „Auswertung“ als CSV-Datei mit Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit je Eintrag und einer Summe je Person. OTid prüft beim Lesen die Signatur jedes Eintrags und zählt nur Geprüftes, die Datei selbst trägt aber weder Siegel noch Signatur, und für Unternehmen gibt es in OTid noch kein Prüfprotokoll.

Die Arbeitszeiten für einen Prüfer aus OTid erzeugen

Das macht ein Admin des Unternehmens.

1. Wähle das Unternehmen und öffne „Auswertung“.
2. Stelle bei „Monat“ den verlangten Monat ein.
3. Tippe auf „Arbeitszeiten als CSV exportieren“.
4. Wiederhole das für jeden verlangten Monat.

Die Datei entsteht im Browser aus den entschlüsselten Einträgen und geht nicht an den Server. Sie ist unverschlüsselt, gib sie nur auf dem Weg weiter, den der Prüfer vorgibt.

Was der Prüfer an der CSV-Datei aus OTid erkennt

• Je Eintrag die Person, Datum, Beginn, Ende, ob das Ende am Folgetag liegt, Tätigkeit und Unteraufgabe.
• Pausen und Arbeitszeit getrennt, jeweils in Stunden mit Dezimalkomma und als h:mm.
• Je Person eine Summenzeile für den Monat.
• Offene Einträge ohne Ende stehen mit „offen“ und ohne Dauer in der Datei.
• Einträge, die ein Vorarbeiter oder der Arbeitgeber für die Person erfasst hat, tragen den Vermerk „erfasst durch“ mit Rolle und Name.
• Stornierte Einträge, Stornos und Neubuchungen bleiben als Zeilen stehen, gekennzeichnet in der Tätigkeit, ein Storno mit Grund. Zusammen ergeben Original und Storno null.
• Unsignierter Altbestand vor dem Stichtag ist in der Tätigkeit mit „unsigniert, Altbestand“ gekennzeichnet.
• Eine eigene Liste „Nicht gezählt (Prüfung beim Lesen)“ nach den Summen nennt Einträge, deren Prüfung fehlgeschlagen oder nicht möglich war, mit Grund.

Damit kann der Prüfer Pflichtangaben und Summen prüfen und die Datei maschinell auswerten.

Wie OTid die Einträge beim Lesen prüft

OTid prüft im Browser des Admins jeden Eintrag, bevor er in Auswertung, Summen und Export eingeht. Dabei prüft OTid unter anderem die Signatur der erfassenden Person, ob die Person am Arbeitstag Mitglied des Unternehmens war, und ob der Server einen älteren Stand als bereits gesehen liefert. Gezählt wird nur, was die Prüfung besteht, dazu der unsignierte Altbestand vor dem Stichtag. Das Ergebnis dieser Prüfung steht in der Datei, die Signaturen selbst nicht. Der Prüfer kann sie deshalb nicht selbst nachrechnen.

Was der Prüfer an der CSV-Datei aus OTid nicht erkennt

• Ob die Datei nach dem Export verändert wurde. Sie hat kein Siegel und keine Signatur.
• Ob ein Eintrag vor dem Export geändert wurde. Für Unternehmen führt OTid noch kein Prüfprotokoll.
• Ob ein Monat in MyTid versiegelt war. Der Siegelstand der Mitarbeitenden reist nicht in die Auswertung mit.
• Ob die Prüfung beim Lesen richtig gelaufen ist. Sie lief im Browser des Admins, die Datei druckt nur ihr Ergebnis.
• Wann ein Eintrag erfasst wurde. Die Zeitpunkte stammen von der Uhr des Geräts, ein Zeitstempel eines unabhängigen Dritten fehlt.

Das Monatssiegel in OTid

OTid bekommt ein Monatssiegel je Mitarbeitendem und Monat. Ein Admin versiegelt auf der Seite „Monatssiegel“ und speichert das Prüfpaket. Der Prüfer prüft es mit demselben MyTid-Prüfwerkzeug wie ein Paket aus MyTid, siehe Prüfung von MyTid-Nachweisen. In der heute ausgelieferten Fassung von OTid ist das Siegel noch nicht enthalten. Bis dahin gilt für OTid, was in diesem Abschnitt davor steht.

Welche Einträge in der OTid-Datei fehlen können

• Private Einträge der Mitarbeitenden. Das Unternehmen liest nur Einträge, die ihm zugeordnet sind.
• Einträge, die die Prüfung beim Lesen nicht besteht oder die OTid nicht prüfen kann. Sie stehen mit Grund in der Liste „Nicht gezählt (Prüfung beim Lesen)“ und zählen in keiner Summe.
• Einträge aus einer früheren Schlüsselgeneration des Unternehmens, die gerade nicht geöffnet ist.

Fehlen Einträge, die der Prüfer erwartet, kann der Mitarbeitende seine eigenen Zeiten zusätzlich aus MyTid nachweisen, siehe Prüfung von MyTid-Nachweisen.

Wer in OTid für die Nachweise verantwortlich ist

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeiten liegen beim Arbeitgeber. OTid stellt die Auswertung und den Export bereit. Ob die CSV-Datei im Einzelfall genügt, klärt das Unternehmen selbst, bei Bedarf mit seinem Steuerbüro. Wir als Anbieter erhalten die Einträge nur verschlüsselt und können einem Prüfer keine lesbaren Zeiten herausgeben.