Arbeitszeiten als CSV exportieren

Kurzantwort: Hauptadmin und Verwaltung eines Unternehmens öffnen in OTid die „Auswertung“, wählen den „Monat“ und tippen auf „Arbeitszeiten als CSV exportieren“. Die Datei enthält je Mitarbeitenden die Einträge des Monats mit Summenzeile, Vorarbeiter sehen den Export nicht. Aufbewahrungspflichten bleiben beim Arbeitgeber.

Arbeitszeiten in OTid als CSV exportieren

Das gilt für Hauptadmin und Verwaltung deines Unternehmens.

1. Öffne unter „Unternehmen“ dein Unternehmen mit „Öffnen“ und danach „Auswertung“.
2. Stelle bei „Monat“ den Monat ein. Vorgegeben ist der laufende Monat.
3. Tippe auf „Arbeitszeiten als CSV exportieren“.
4. Dein Browser speichert die Datei otid-arbeitszeiten-<unternehmen>-<JJJJ-MM>.csv. OTid meldet darunter, wie viele Einträge exportiert wurden. Gibt es im Monat keine, steht dort „Keine Einträge in diesem Monat, die Datei enthält nur die Kopfzeile.“

OTid erklärt dazu: „Entschlüsselt nur in diesem Browser, der Server sieht die Werte nie.“ Die CSV-Datei „geht nicht an den Server“. Der Knopf ist erst aktiv, wenn die Einträge geladen sind.

Wer in OTid die CSV-Datei exportieren darf

Nur Hauptadmin und Verwaltung. Vorarbeiter sehen die „Auswertung“ nicht und können nichts exportieren, siehe Rollen und Rechte in OTid.

Was die CSV-Datei aus OTid enthält

Die Datei hat eine Zeile je Eintrag, sortiert nach Mitarbeitenden, Datum und Beginn. Die Spalten heißen „Mitarbeitende“, „Datum“, „Beginn“, „Ende“, „Folgetag“, „Tätigkeit“, „Unteraufgabe“, „Pause (Std.)“, „Pause (h:mm)“, „Arbeitszeit (Std.)“ und „Arbeitszeit (h:mm)“.

• Format für Excel in Deutschland: Semikolon als Trenner, Dezimalkomma, Datum als TT.MM.JJJJ, Dauer in Stunden mit zwei Nachkommastellen (zum Beispiel 8,50) und zusätzlich als h:mm (8:30).
• Pausen stehen in den Pause-Spalten, jede andere Tätigkeit in den Arbeitszeit-Spalten.
• Je Mitarbeitenden folgt eine Zeile „Summe“ mit dem Namen. Sie addiert Pause und Arbeitszeit des Monats.
• Ein Eintrag über Mitternacht zählt zum Monat seines Beginns und trägt in „Folgetag“ ein „ja“.

Wenn in der CSV-Datei aus OTid eine Dauer fehlt

Ein Eintrag ohne Ende ist noch offen. Er steht mit „offen“ bei „Ende“, hat keine Dauer und geht nicht in die Summe ein. Sobald der Eintrag beendet ist, exportierst du den Monat erneut.

Einträge, die OTid nicht lesen kann, fehlen in der Datei. OTid nennt ihre Zahl in der Meldung, zum Beispiel „1 unlesbarer Eintrag ist nicht enthalten.“

Was die CSV-Datei aus OTid nicht enthält

• Private Einträge der Mitarbeitenden. Das Unternehmen liest nur Einträge mit seiner Zuordnung, siehe Ansicht für Mitarbeitende.
• Einträge, die anderen Unternehmen oder Auftraggebern zugeordnet sind.
• Einträge anderer Monate als des gewählten.

Aufbewahrung der CSV-Datei aus OTid

Die Datei ist eine Auswertung zum Weiterverarbeiten, etwa in Excel oder für die Lohnabrechnung. Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise bleiben beim Arbeitgeber. Ob der Export dafür genügt, klärt das Unternehmen selbst, bei Bedarf mit seinem Steuerbüro. Die Datei liegt unverschlüsselt auf deinem Gerät, bewahre sie sorgfältig auf.