Prüfung von Arbeitszeitnachweisen

Kurzantwort: Arbeitszeitnachweise aus MyTid erzeugt der Beschäftigte auf seinem Gerät, Nachweise aus OTid erzeugt der Admin des Unternehmens im Browser. Ein Prüfer bekommt aus MyTid den PDF-Nachweis, die Datenauskunft als CSV oder JSON und für versiegelte Monate ein Prüfpaket, aus OTid eine CSV-Datei. Ob ein versiegelter Monat aus MyTid seit dem Siegel unverändert ist, prüft er mit dem MyTid-Prüfwerkzeug ohne die App; ob andere Einträge nachträglich geändert wurden, kann nur MyTid auf dem Gerät prüfen, das die Prüfkette geschrieben hat.

Das gibst du dem Prüfer bei MyTid und OTid

Das gilt für den Beschäftigten mit MyTid und für den Admin eines Unternehmens mit OTid. Frage den Prüfer zuerst, welchen Zeitraum er verlangt.

Aus MyTid gibt der Beschäftigte:

• den PDF-Nachweis des verlangten Zeitraums („Mehr“, „Berichte“, „PDF“),
• für jeden versiegelten Monat im Zeitraum das Prüfpaket („Mehr“, „Berichte“, „Details in Statistik“, „Prüfpaket speichern“),
• bei Bedarf die Datenauskunft als CSV oder JSON („Einstellungen“, Reiter „Synchronisation“),
• bei Bedarf das Prüfprotokoll als Datei („Mehr“, „Prüfprotokoll“),
• den Fingerabdruck seines Schlüssels als Angabe, die unabhängig vom Prüfpaket kommt. Er steht im PDF-Nachweis im Abschnitt „Monatssiegel“.

Das Prüfpaket ist unverschlüsselt und enthält alle Felder der Einträge des Monats, auch Notizen. Die Ansicht „Unveränderbarkeit“ gibt es nicht als Datei, der Beschäftigte zeigt sie dem Prüfer auf seinem Gerät. Das Prüfwerkzeug lädt der Prüfer selbst auf pruefen.mytid.de. Die Schritte stehen unter Prüfung von MyTid-Nachweisen.

Aus OTid gibt der Admin:

• für jeden verlangten Monat die CSV-Datei („Auswertung“, „Monat“, „Arbeitszeiten als CSV exportieren“).

Die OTid-Datei hat weder Siegel noch Signatur, ein Prüfpaket gibt es für OTid in der heutigen Fassung nicht. Fehlen Einträge, die der Prüfer erwartet, kann der Mitarbeitende seine eigenen Zeiten zusätzlich aus MyTid nachweisen. Die Schritte stehen unter Prüfung von OTid-Nachweisen.

Wer Arbeitszeiten aus MyTid und OTid prüft

Je nach Anlass verlangen unterschiedliche Stellen Arbeitszeitnachweise. Die Rechtsgrundlagen sind hier nur zur Einordnung genannt. Welche Pflichten und Fristen im Einzelfall gelten, klärt der Arbeitgeber, bei Bedarf mit seinem Steuerbüro.

• Zoll, Finanzkontrolle Schwarzarbeit: Mindestlohngesetz § 17 und Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Gefragt sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Arbeitsschutzbehörde: Arbeitszeitgesetz § 16 Abs. 2 und § 17 Abs. 4. Gefragt sind vor allem Zeiten über die werktägliche Arbeitszeit hinaus.
• Finanzamt: Abgabenordnung §§ 146, 147 und die GoBD. Gefragt sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und der Datenzugriff auf elektronische Unterlagen.
• Deutsche Rentenversicherung, Betriebsprüfung: Sozialgesetzbuch IV § 28p. Arbeitszeitaufzeichnungen gehören dort zu den Entgeltunterlagen.
• Gericht: freie Beweiswürdigung nach der Zivilprozessordnung, etwa im Streit um Überstunden.

Die Schritte je Produkt stehen unter Prüfung von MyTid-Nachweisen und Prüfung von OTid-Nachweisen.

Rollen bei einer Prüfung mit MyTid und OTid

• Der Beschäftigte mit MyTid erfasst seine Zeiten auf seinem Gerät. Nur er kann dort einen PDF-Nachweis, eine Datenauskunft, einen Export des „Prüfprotokoll“ oder das Prüfpaket eines versiegelten Monats erzeugen. Vor jedem Export fragt MyTid nach seinem Master-Passwort, sofern er die Freigabe nicht auf dem Gerät gemerkt hat.
• Der Arbeitgeber mit OTid sieht die Einträge, die Beschäftigte dem Unternehmen zugeordnet haben. Der Admin des Unternehmens erzeugt daraus in OTid eine CSV-Datei. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten liegen beim Arbeitgeber.
• Wir als Anbieter erhalten Zeiteinträge nur verschlüsselt. Wir können einem Prüfer keine lesbaren Zeiten herausgeben und auch keinen Nachweis an Stelle des Nutzers oder Arbeitgebers ausstellen. Mit MyTid Plus liegen die Prüfpakete verschlüsselt auf dem Server, öffnen kann sie nur das Konto des Nutzers. Der Server führt ein eigenes Protokoll über die verschlüsselten Übertragungen. Prüfen kann es nur der Betreiber, lesbare Zeiten enthält es nicht.

Was ein Prüfer an MyTid- und OTid-Nachweisen heute selbst prüfen kann

• Ob die Pflichtangaben vorhanden sind: Datum, Beginn, Ende, Dauer, bei MyTid zusätzlich Pause und Nettoarbeitszeit je Tag.
• Ob Summen und Tageswerte rechnerisch aufgehen.
• Ob PDF und CSV desselben Zeitraums übereinstimmen.
• Bei MyTid mit dem Prüfpaket eines versiegelten Monats und dem MyTid-Prüfwerkzeug, ohne die App und ohne Netzverbindung: ob die Einträge des Monats genau die sind, über die der Inhaber des Schlüssels das Siegel signiert hat, ob die Signaturen der Einträge stimmen und ob mehrere Siegel eine lückenlose Folge bilden. Das Werkzeug ist eine einzelne HTML-Datei. Er lädt sie auf pruefen.mytid.de herunter, dort steht auch die SHA-256-Prüfsumme.

Was ein Prüfer bei MyTid und OTid heute nicht selbst prüfen kann

• Ob ein Eintrag vor dem Siegel oder in einem nicht versiegelten Monat nachträglich geändert wurde. MyTid führt dafür eine signierte Prüfkette. Ihr Schlüssel bleibt auf dem Gerät, das sie geschrieben hat, und ist in keinem Export enthalten. Prüfen kann sie nur MyTid auf diesem Gerät. Das Ergebnis zeigt die Ansicht „Unveränderbarkeit“, und der PDF-Nachweis druckt es zum Zeitpunkt der Erstellung mit ab.
• Wem der Schlüssel eines Siegels gehört. Das Siegel ist signiert und belegt den Schlüssel, nicht die Person. Der Prüfer vergleicht den Fingerabdruck des Schlüssels mit einer unabhängigen Angabe des Nutzers.
• Ob nach einem geprüften Siegel weitere Siegel entstanden sind. Das Werkzeug kennt nur die vorgelegten Pakete.
• Wann ein Eintrag erfasst oder gesiegelt wurde. Die Zeitpunkte stammen von der Uhr des Geräts, ein Zeitstempel eines unabhängigen Dritten wird nicht gesetzt. Das Werkzeug meldet das ausdrücklich.
• Bei OTid: Die CSV-Datei trägt weder Siegel noch Signatur, und für Unternehmen gibt es noch kein Prüfprotokoll. Ein Monatssiegel für OTid ist gebaut, aber in der ausgelieferten Fassung noch nicht enthalten.

Das Prüfwerkzeug für MyTid-Prüfpakete gibt es auf pruefen.mytid.de. Wie ein Prüfer es bedient und das Ergebnis liest, steht unter Prüfpaket mit dem Prüfwerkzeug prüfen.

Fragen von Prüfern zu MyTid und OTid

Behörden und Gerichte schreiben an kontakt@mytid.de. Wir beantworten Fragen zur Funktionsweise von MyTid und OTid. Daten von Nutzern oder Unternehmen geben wir nicht heraus, weil wir sie nicht im Klartext haben.