Unternehmen in OTid einrichten

Kurzantwort: Die Anlage läuft in zwei Schritten. Zuerst schickst du Firmenangaben und E-Mail-Adresse ab, dann legst du über den Bestätigungslink aus der Mail das Unternehmen an und wirst sein Hauptadmin. Danach notierst du den Unternehmens-Wiederherstellungscode und den Zugangsschlüssel, die beide nur einmal erscheinen.

Ein Unternehmen in OTid anlegen

Das gilt für den künftigen Hauptadmin. Die Anlage ist nur sichtbar, wenn der Server sie freigegeben hat. Auf der Anmeldeseite steht dann „Unternehmen anlegen“. Ist sie nicht freigegeben, zeigt OTid: „Die Anlage eines Unternehmens ist auf diesem Server nicht freigegeben.“

Schritt 1 von 2: Nenne uns dein Unternehmen.

1. Trage „Unternehmensname“, „Straße und Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“, „Land“ und „E-Mail-Adresse“ ein. Die USt-IdNr. ist freiwillig, du kannst das Feld leer lassen.
2. Klicke auf „Bestätigungslink senden“.
3. OTid zeigt „Bitte E-Mail prüfen“: „Wir haben dir eine E-Mail geschickt. Öffne den Link darin, um das Unternehmen anzulegen. Der Link gilt 24 Stunden.“ Ist nichts angekommen, schau im Spam-Ordner nach oder wähle „Angaben erneut senden“.

Schritt 2 von 2: Du legst das Unternehmen an und wirst sein Hauptadmin.

1. Öffne den Link aus der E-Mail. OTid zeigt deine „Bestätigte Angaben“ aus Schritt 1.
2. Wähle die „Unternehmenskennung“, kurz und eindeutig, zum Beispiel „gruenwerk“. Damit meldet ihr euch an. Erlaubt sind 3 bis 40 Zeichen aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrich.
3. Trage „Dein Benutzername“, „Passwort“ und „Passwort wiederholen“ ein. Das Passwort braucht mindestens die angezeigte Zeichenzahl.
4. Klicke auf „Unternehmen anlegen“. Die Schlüssel entstehen in deinem Browser.

Ist der Link abgelaufen oder schon verwendet, zeigt OTid „Link abgelaufen“. Er gilt 24 Stunden und nur für eine Anlage. Mit „Neuen Link anfordern“ beginnst du neu.

Danach folgen zwei Hinweise, die du beide aktiv bestätigst:

1. „Unternehmens-Wiederherstellungscode notieren“: Der Code wird nur einmal angezeigt. Mit ihm stellt der Hauptadmin seinen Zugang wieder her, falls er Passwort oder Zugangsschlüssel verliert. Ohne ihn kommt dann niemand mehr an die verschlüsselten Daten. Drucke ihn aus oder schreibe ihn an einem sicheren Ort auf und bestätige mit „Ich habe den Code ausgedruckt oder notiert.“ Klicke dann auf „Weiter“.
2. „Dein Zugangsschlüssel“: Mit Passwort und diesem Zugangsschlüssel meldest du dich als Hauptadmin an. Dieses Gerät hat ihn gespeichert, für ein weiteres Gerät brauchst du ihn einmal. Er wird nur einmal angezeigt. Bestätige mit „Ich habe den Zugangsschlüssel notiert.“ und klicke auf „Weiter zum Unternehmen“.

In OTid anmelden

Das gilt für jeden Zugang. Auf einem neuen Gerät hast du zwei Wege:

• „Zugangskarte scannen“: Scanne den QR-Code der Zugangskarte mit der Kamera in OTid oder der Kamera-App deines Handys. OTid zeigt „Zugangskarte übernommen. Gib jetzt dein Passwort ein.“
• „oder von Hand eingeben“: Trage „Unternehmenskennung“, „Benutzername“, „Passwort“ und „Zugangsschlüssel“ ein.

Klicke dann auf „Anmelden“. Beim ersten Anmelden gilt das Startpasswort von der Zugangskarte, danach dein eigenes. Der Zugangsschlüssel wird nur einmal je Gerät gebraucht, danach merkt sich das Gerät ihn. Mit „Fremdes Gerät: nichts merken“ merkt sich das Gerät weder Unternehmenskennung noch Benutzername noch Zugangsschlüssel.

Auf einem bekannten Gerät begrüßt OTid dich mit „Willkommen zurück“ und verlangt nur das Passwort. „Anderen Zugang verwenden“ wechselt nur die Ansicht, „Gerät vergessen“ löscht den gemerkten Zugang und die abgelegte Sitzung.

Passwort vergessen? Der Ablauf steht unter Passwort und Wiederherstellung.

Die Anmeldeseite von OTid

Oben auf der Anmeldeseite führen das Logo und „Zur Website“ zur OTid-Seite auf mytid.de. Am Seitenende stehen „Impressum“, „Datenschutz“, „Konto löschen“ und die Version von OTid.

Das Unternehmen in OTid öffnen

Unter „Unternehmen“ steht dein Unternehmen mit deinem Benutzernamen und deiner Rolle. Mit „Öffnen“ entsperrt OTid das Unternehmen, danach steht dort „entsperrt“. Die Schlüssel liegen nur im Arbeitsspeicher dieser Sitzung und verschwinden beim Abmelden.

Als Vorarbeiter siehst du „Als Vorarbeiter geöffnet“. Das Unternehmen öffnet mit deinem eigenen Zugangsschlüssel, der Unternehmensschlüssel bleibt gesperrt, und du siehst nur, was du selbst erfasst hast.

Die Seitenleiste zeigt unten das Unternehmen und deine Rolle (hinter „Rolle:“) und blendet nur die Seiten ein, die zu deiner Rolle passen, siehe Rollen und Rechte in OTid.

Den Unternehmensschlüssel auf einem neuen Gerät bestätigen

Das gilt, wenn ein Gerät den Schlüssel des Unternehmens noch nicht kennt. OTid zeigt „Unternehmensschlüssel bestätigen“ und öffnet das Unternehmen erst, wenn du den Schlüssel auf einem Weg bestätigt hast, der nicht über den OTid-Server läuft.

1. Hole die beiden Fingerabdrücke aus einer unabhängigen Quelle. Zu sehen sind sie unter „Unternehmen“ bei „Für neue Geräte“ auf einem Gerät, auf dem das Unternehmen geöffnet ist, oder auf dem Blatt mit dem Unternehmens-Wiederherstellungscode. Gib sie persönlich oder am Telefon weiter, nicht über OTid.
2. Tippe bei „Verschlüsselung, erste 8 Zeichen“ und bei „Signatur, erste 8 Zeichen“ jeweils die ersten acht Zeichen des Fingerabdrucks ein. OTid zeigt sie hier bewusst nicht an, damit nichts nur abgehakt wird.
3. Klicke auf „Bestätigen und öffnen“.

Als Hauptadmin ohne zweites Gerät gibt es den Weg „Mit Unternehmens-Wiederherstellungscode bestätigen“ mit „Code prüfen und öffnen“. Alternativ fügst du unter „Einladungslink verwenden“ einen Einladungslink zum Unternehmen ein und wählst „Link prüfen und öffnen“. Er wird nur auf diesem Gerät geprüft und nicht gesendet. Mit „Abbrechen“ öffnet OTid nichts.

Stammdaten eines Unternehmens in OTid einstellen

Das gilt für Hauptadmin und Verwaltung. Öffne „Stammdaten“. Dort stellst du ein:

• „Soll-Stunden“: die Stunden pro Woche, firmenweit und Grundlage der Dashboard-Kacheln. Bis dahin rechnet OTid mit 40 Stunden pro Woche.
• „Radius-Einstellung“: Beim „Ausnahmeweg“ stempeln Mitarbeitende außerhalb des Radius mit Begründung. Bei „Harte Sperre“ wird das Einstempeln außerhalb des Radius abgelehnt. Bei der Sperre bleibt das Unternehmen für die vollständige Aufzeichnung verantwortlich.
• „Baustellen“: mit „+ Baustelle“ legst du eine Baustelle an. OTid fragt nacheinander nach dem Namen, dem Breitengrad, dem Längengrad und dem Radius in Metern.

Zeigt OTid „Die Stammdaten tragen keine gültige Signatur des Unternehmens und werden nicht verwendet.“, nutzt OTid sie bewusst nicht. Wende dich dann an kontakt@mytid.de.

Zugänge für Verwaltung und Vorarbeiter anlegen

Das gilt für den Hauptadmin. Öffne mit geöffnetem Unternehmen „Zugänge“.

1. Wähle „Zugang anlegen“.
2. Trage den „Benutzername“ ein und wähle die „Rolle“, Verwaltung oder Vorarbeiter. Das „Startpasswort“ schlägt OTid vor, mit „Neu“ erzeugst du ein anderes. Die Person ersetzt es beim ersten Anmelden durch ein eigenes.
3. Klicke auf „Anlegen und Zugangskarte zeigen“.
4. Gib die Zugangskarte der Person persönlich oder drucke sie aus. Sie wird nur einmal angezeigt. Bestätige mit „Ich habe die Zugangskarte übergeben oder ausgedruckt.“ und „Fertig“.

In der Liste kannst du die Rolle ändern („Rolle speichern“), einen Zugang „Zurücksetzen“ oder „Löschen“. Beim Zurücksetzen gelten das bisherige Passwort und der bisherige Zugangsschlüssel nicht mehr, die Person bekommt eine neue Zugangskarte.

Mitarbeitende in OTid einladen

Das gilt für Hauptadmin und Verwaltung. Eingeladen werden Mitarbeitende mit ihrem MyTid-Konto.

1. Öffne in der Seitenleiste „Mitarbeitende“ und klicke auf „Einladen“.
2. Klicke auf „Einladungslink erzeugen“.
3. Gib den Link selbst weiter, zum Beispiel per Nachricht oder QR-Code. Er läuft nie über den Server.
4. Hat die Person die Einladung angenommen, erscheint sie unter „Offene Einladungen“. Trage einen „Anzeigename der Person“ ein und klicke auf „In die Liste übernehmen“.

Den Hauptadmin in OTid übergeben

Das gilt für den Hauptadmin. Der neue Hauptadmin muss eine Verwaltung sein, die ihr eigenes Passwort gesetzt hat. Gibt es noch keine, lege sie unter „Zugänge“ an, wie im Abschnitt zu den Zugängen beschrieben. Die Übergabe läuft in drei Schritten: Du benennst die Verwaltung, sie nimmt in OTid an, danach schließt du ab. Die Benennung gilt 7 Tage. Ist sie bis dahin nicht abgeschlossen, verfällt sie und du benennst neu. Bis zum Abschluss bleibt alles beim Alten.

1. Benennen: Öffne bei geöffnetem Unternehmen „Hauptadmin übergeben“ (unter „Unternehmen“ im Bereich „Übergeben oder beenden“). Wähle bei „Neuer Hauptadmin“ die Verwaltung und klicke auf „Benennen“.
2. Annehmen: Die benannte Verwaltung meldet sich an, öffnet das Unternehmen und klickt unter „Hauptadmin übernehmen“ auf „Annehmen“. Dabei erzeugt OTid in ihrem Browser ihren eigenen Kettenschlüssel. Sie nimmt auf dem Gerät an, mit dem sie danach als Hauptadmin arbeitet. Statt anzunehmen kann sie „Ablehnen“. Mit „Annahme zurückziehen“ nimmt sie die Annahme zurück.
3. Abschließen: Du klickst bei „Hauptadmin übergeben“ nach der Annahme auf „Hauptadmin übergeben“ und entscheidest bei „Und dein eigener Zugang?“, ob du Verwaltung wirst („Ich werde Verwaltung und lese und bearbeite weiter mit.“) oder dein Zugang gelöscht wird („Mein Zugang wird gelöscht.“). Zur Bestätigung gibst du dein Passwort ein. Danach meldest du dich ab, beim nächsten Anmelden gilt die neue Rolle.

Nach der Übergabe wechselt OTid den Unternehmensschlüssel. Beim nächsten Öffnen sieht der neue Hauptadmin einmal einen neuen Unternehmens-Wiederherstellungscode. Der bisherige Code gilt dann nicht mehr. Bleibt die Seite „Hauptadmin übernehmen“ offen, übernimmt OTid sofort nach deinem Abschluss. Bis zum Abschluss kannst du mit „Benennung zurückziehen“ abbrechen.